세션 사이 15분, 커피브레이크를 준비한다면
컨퍼런스나 학회를 준비하다 보면 발표 자료나 좌석 배치보다 오히려 신경 쓰이는 것이 쉬는 시간 다과입니다. 세션이 끝나고 다음 세션이 시작되기까지 15~20분 남짓, 참석자들이 로비로 나와 커피 한 잔 마시고 잠깐 숨 돌리는 그 시간이 행사 전체 만족도를 은근히 좌우하기 때문입니다. 발표는 훌륭했는데 쉬는 시간에 마실 것도 없고 줄만 길게 서 있었다면, 그 기억이 더 오래 남기도 합니다.
세팅은 세션이 진행되는 동안 조용히 이루어져야 합니다. 참석자들이 강의실 안에 있는 동안 로비나 휴게 공간에 테이블을 정리하고, 물·커피·다과를 순서대로 배치해두면 쉬는 시간 종이 울리자마자 바로 이용할 수 있습니다. 세션장과 휴게 공간 동선이 겹치지 않는지, 몇 시에 몇 분간 쉬는지를 미리 확인해두는 것이 이 단계에서 가장 중요합니다.
서울의대 신임교수 컨퍼런스 커피브레이크를 준비했을 때도 마찬가지였습니다. 세션 시간표를 미리 받아 각 쉬는 시간이 몇 분인지 확인하고, 생수와 커피, 다과를 동선이 겹치지 않도록 테이블에 미리 배치해두었습니다. 참석자들이 로비로 나오자마자 바로 집어 들 수 있도록 컵과 냅킨도 손 닿는 위치에 세팅해두는 것이 핵심이었습니다.
오전·오후 세션이 나뉜 하루짜리 컨퍼런스라면 오전엔 커피와 가벼운 페이스트리, 오후엔 당 충전이 되는 타르트나 과일 위주로 바꿔 구성하기도 합니다. 같은 다과가 반복되면 지루해질 수 있어, 시간대별로 메뉴를 조금씩 바꿔주는 것만으로도 참석자 반응이 확실히 달라집니다.
이틀 이상 이어지는 학회라면 하루 차이는 더 크게 다가옵니다. 첫날엔 신선한 인상을 주는 구성으로, 둘째 날엔 전날과 겹치지 않는 메뉴로 바꿔 준비하면 참석자들이 지루해하지 않고 끝까지 집중할 수 있습니다. 행사 규모가 클수록 이런 세부 흐름까지 미리 정리해두는 편이 현장에서 당황하지 않는 길입니다.
강연장 로비, 좁은 공간에서 세팅하려면
대학교나 병원 강당은 로비 공간이 넉넉하지 않은 경우가 많습니다. 긴 테이블을 하나 펴기도 빠듯한 로비라면, 넓은 뷔페형 세팅 대신 벽 쪽으로 붙인 좁은 테이블에 커피 디스펜서와 컵, 다과를 층층이 쌓아 올리는 방식으로 공간을 아낍니다. 참석자가 한꺼번에 몰리는 구조라면 동선이 한쪽으로만 흐르도록 테이블 방향을 미리 잡아두는 것도 중요합니다.
전기 콘센트 위치도 미리 확인해야 하는 부분입니다. 온수포트나 보온 트레이를 쓰는 구성이라면 콘센트가 먼 경우 연장선을 따로 챙겨가야 하므로, 강연장 담당자에게 콘센트 위치를 미리 물어보시면 세팅이 한결 수월해집니다. 세션 중간에 다과를 채워 넣어야 하는 경우를 대비해 여분 재료도 조용히 대기시켜 둡니다.
휠체어 이용자나 거동이 불편한 참석자가 있는 경우, 테이블 높이와 통로 폭도 함께 확인해 배치를 조정합니다. 행사 성격이나 참석자 구성이 특별한 경우라면 상담 시 미리 알려주시면 그에 맞춰 세팅 방식을 조정해 드립니다.
매년 열리는 학회·정기 컨퍼런스라면
매년 같은 시기에 열리는 학회나 정기 컨퍼런스는 지난 회차의 세션 구성, 참석 인원, 선호했던 다과 메뉴를 기록해두기 때문에 다음 해 준비할 때 상담이 훨씬 빨라집니다. 담당자가 바뀌더라도 기존 기록을 참고해 비슷한 흐름으로 진행할 수 있어, 행사 담당자 입장에서는 매번 처음부터 설명할 필요가 없다는 점이 큰 장점입니다.
처음 진행하는 컨퍼런스라도 세션 시간표와 예상 참석 인원, 강연장 구조만 정리해서 보내주시면 비슷한 규모의 이전 사례를 참고해 빠르게 견적을 안내해 드립니다. 학회·세미나·워크숍처럼 형태가 비슷한 행사를 여러 번 진행해 본 경험이 있어, 처음이라도 크게 걱정하지 않으셔도 됩니다.
컨퍼런스케이터링 구성 한눈에 보기
- 다과·커피브레이크 단독: 100만원 이상부터, 세션 사이 쉬는 시간용
- 다과 구성: 25,000원부터, 식사와 함께 진행 시 1인 기준
- 식사 케이터링: 40,000원부터, 점심시간 등 본식이 필요한 경우
- 뷔페형 케이터링 총액: 165만원 이상부터, 행사 마무리 만찬 등
대부분의 컨퍼런스는 오전 세션 커피브레이크, 점심 식사, 오후 세션 커피브레이크 순서로 진행됩니다. 이 세 구간을 한 번에 맡기면 메뉴가 겹치지 않도록 전체를 보고 구성할 수 있어 참석자 입장에서도 질리지 않는 흐름을 만들 수 있습니다. 세션 시간표를 상담 시 함께 보내주시면 구간별로 맞춰 제안해 드립니다.
참석자 수는 사전 등록과 실제 참석이 달라지는 경우가 많아, 예상 인원보다 여유 있게 준비하는 것이 좋습니다. 서울 광진구 이윤선쿠킹스튜디오는 대표 나든솔이 세션 시간표부터 동선까지 직접 확인한 뒤 세팅 순서를 짜기 때문에, 쉬는 시간이 짧은 행사에서도 지연 없이 준비할 수 있습니다.
“컨퍼런스는 발표 내용만큼 쉬는 시간 동선이 중요해요. 세션 끝나자마자 바로 커피 한 잔 손에 쥘 수 있게, 그 타이밍 하나만 정확히 맞춰드립니다.” 나든솔 · 이윤선쿠킹스튜디오
컨퍼런스케이터링 자주 묻는 질문
보통 15~20분 정도의 쉬는 시간에 맞춰 미리 세팅을 마쳐두는 방식으로 진행합니다. 세션 시작 전 도착해 준비해두기 때문에 쉬는 시간이 짧아도 지연 없이 이용할 수 있습니다.
네, 가능합니다. 다과·커피만 단독으로 진행할 경우 100만원 이상부터 접수하며, 식사와 함께 진행하면 식사는 40,000원부터 별도로 구성됩니다.
네, 가능합니다. 오전·오후 세션 사이 각각 세팅하거나, 하루 종일 진행되는 행사라면 시간대별로 메뉴를 바꿔가며 여러 차례 세팅하는 구성도 상담을 통해 준비해 드립니다.
컨퍼런스는 사전 등록 인원과 실제 참석 인원이 다른 경우가 많아, 예상 인원보다 10% 정도 여유 있게 준비하는 것을 권해드립니다. 큰 폭으로 변동될 것 같다면 미리 상담 시 알려주세요.
네, 가능합니다. 넓은 뷔페형 대신 벽 쪽으로 붙인 좁은 테이블에 층을 나눠 세팅하는 방식으로 공간을 아끼며, 사전에 로비 크기와 전기 콘센트 위치를 확인해 준비합니다.
네, 가능합니다. 첫날과 둘째 날 다과 구성을 겹치지 않게 바꿔가며 준비하는 방식으로 진행하며, 일정이 길수록 전체 흐름을 먼저 정리한 뒤 날짜별로 메뉴를 배정해 제안해 드립니다.
