다과케이터링

오후 세 시 간담회를 맡은 담당자의 하루

월요일 아침, 총무 담당자에게 간담회 준비가 떨어졌습니다. 오후 세 시에 시작해 두 시간 남짓 이어질 모임이고 참석자는 서른 명 정도입니다. 점심시간은 이미 지난 뒤라 식사를 낼 필요는 없지만, 빈 테이블에 물만 놓기에는 민망합니다. 처음에는 근처 카페에서 쿠키를 사 오면 되겠다고 생각합니다.

그런데 서른 명이 먹을 양을 직접 사 오려면 인원이 한 번에 움직여야 하고, 봉지에서 꺼내 접시에 옮기는 일도 생깁니다. 달콤한 것만 있으면 단 것을 싫어하는 분이 먹을 게 없고, 개별 포장이 아니면 위생도 마음에 걸립니다. 담당자는 다과를 직접 챙기는 대신 맡길 곳을 찾기 시작합니다.

다과라는 말 안에 담긴 것들

다과는 말 그대로 차와 과자입니다. 하지만 요즘 모임에서 주문하는 다과는 쿠키 몇 개를 넘어, 샌드위치 한 조각과 과일, 구움과자, 음료까지 한 박스로 구성하는 방식으로 넓어졌습니다. 이윤선쿠킹스튜디오는 이를 가볍게 먹을 수 있는 간식 구성과 오래 머무르며 집어 먹는 트레이 구성으로 나누어 제안합니다.

담당자는 상담에서 모임 시작 시각, 머무는 시간, 참석자 연령대를 말하고 나면 구성안을 받습니다. 두 시간짜리 오후 모임이라면 단맛과 짭짤한 맛이 섞이도록 구움과자와 샌드위치, 과일을 함께 담고, 한 시간 안에 끝나는 짧은 모임이라면 한입 크기 위주로 가볍게 정리합니다.

참석자가 어르신이 많다면 단맛을 줄이고 부드러운 구움과자와 과일 비중을 높이고, 젊은 직장인이 중심이라면 샌드위치와 한입 간식 비중을 높이는 식으로 조정합니다. 같은 서른 명이라도 누가 오시는지에 따라 알맞은 다과가 달라지기 때문입니다.

박스형과 트레이형, 담당자가 고른 방식

담당자는 두 가지 방식을 비교해 봅니다. 개별 박스는 이름 없이 하나씩 집어 가면 되어 위생과 배부가 쉽고, 트레이는 테이블 한가운데 두고 자유롭게 집어 먹는 분위기를 만들 수 있다는 장점이 있습니다. 서른 명이 오가는 간담회에서는 박스가 안정적이라고 판단합니다.

요일별로 다른 모임이 이어지는 경우에는 박스에 요일 라벨을 붙이는 구성도 가능합니다. 같은 구성으로 하루 분량씩 나누어 담으면 매일 열리는 연수나 교육 일정에도 편하게 쓸 수 있습니다.

주문 후 모임 당일까지의 시간

담당자는 모임 3~5일 전에 인원과 최종 메뉴를 확정하고, 예약금 50%를 입금합니다. 이 시점부터는 준비가 이윤선쿠킹스튜디오 몫이어서 모임 전날까지 신경 쓸 일이 크게 줄어듭니다. 알레르기가 있는 참석자 몇 명에 대해서만 미리 알려두었더니, 해당 박스에는 따로 표시해 담겨 오기로 했습니다.

당일 오후 한 시 무렵, 행사 시작 두 시간 전에 다과가 도착합니다. 박스는 테이블 위에 가지런히 놓이고, 음료는 시원하게 유지되도록 따로 정리됩니다. 담당자가 한 일은 박스 수량을 한 번 확인한 것뿐입니다. 모임이 시작되고 참석자들이 박스를 열어 과일 컵과 구움과자를 집어 드는 동안 담당자는 진행 자료에 집중할 수 있습니다.

모임 도중 음료가 떨어지거나 박스가 부족해 담당자가 급히 자리를 비우는 일이 없도록, 수량은 확정 인원에 약간의 여유를 포함해 준비하는 방법도 상담에서 안내합니다. 이 여유분은 늦게 합류한 참석자나 스태프 몫으로 쓰이며, 모임이 끝나면 남은 박스는 가져가시도록 안내해 드립니다.

예산을 계산해 본 담당자의 메모

담당자는 먼저 간단한 계산을 해 봅니다. 서른 명이 1인 25,000원부터인 구움과자·과일 구성을 받는다면 단순 합계가 75만원 정도입니다. 식사를 따로 하지 않는 모임이라 이 금액이 한 번의 지출 전부가 됩니다. 구성이 늘면 단가가 올라가니, 처음 견적은 기본 구성 기준으로 받고 추가할 항목을 하나씩 더하기로 합니다.

이 방식은 예산을 정해 놓고 상담에 들어가는 경우에 편합니다. 총액 상한만 알려주셔도 그 안에서 과일을 늘릴지, 구움과자 종류를 늘릴지, 음료를 고급화할지 선택지를 드릴 수 있기 때문입니다. 단맛과 짭짤한 맛의 비율은 모임 성격에 따라 정합니다.

담당자가 놓치기 쉬운 현장 변수

다과는 식사보다 가볍게 보이지만 현장 변수는 오히려 많습니다. 개별 포장이어도 테이블에 놓을 자리가 부족하면 박스가 쌓이고, 음료병이 따뜻한 곳에 오래 놓이면 맛이 떨어집니다. 그래서 담당자는 박스를 놓을 테이블의 수와 위치, 음료를 둘 장소를 미리 확인합니다.

모임이 끝난 뒤 남은 다과를 어떻게 할지도 정해 두면 좋습니다. 참석자가 개별 박스를 그대로 가져갈 수 있게 안내하거나, 남은 몫은 담당 부서에 전달하는 식으로 정리하면 음식이 버려지는 일이 줄어듭니다.

다과를 한식 상차림과 함께 쓰고 싶을 때

같은 모임에서 식사까지 필요하다면 다과만으로는 부족합니다. 이때는 식사 케이터링과 다과를 따로 주문해 시간을 나누면 됩니다. 점심 식사는 도시락으로, 오후 휴식 시간에는 다과로 나누어 내면 참석자가 하루를 보내는 동안 같은 음식을 반복해서 먹는 일을 피할 수 있습니다.

커피나 차를 중심으로 한 구성은 커피케이터링 페이지에서, 서서 먹는 한입 음식 위주의 상차림은 핑거푸드케이터링 페이지에서 따로 안내하고 있습니다. 이 페이지는 식사 없이 오후 간식과 차 한 잔으로 이루어지는 다과 모임을 기준으로 설명합니다.

결과. 담당자가 얻은 것

간담회가 끝난 뒤 담당자의 기억에 남은 것은 다과 구성이 아니라 모임이 매끄러웠다는 사실입니다. 서른 명 규모의 오후 모임에서 간식 준비를 맡기자 사전 장보기와 접시 정리, 수량 계산이 사라졌고, 그 시간을 자료와 참석자 응대에 쓸 수 있었습니다. 참석자들도 개별 포장 덕분에 손을 거의 대지 않고 편하게 집어 먹을 수 있었고, 테이블이 깔끔하게 유지되어 두 시간 내내 간담회 모임의 분위기가 한결 좋았다는 이야기로 이어집니다.

이 이야기는 특정 고객의 후기가 아니라, 다과 주문 상담에서 자주 마주치는 상황을 하나의 흐름으로 풀어 쓴 것입니다. 비슷한 오후 모임을 준비하신다면 아래 정보를 보시고 상담을 신청하시면 시작 시각과 인원에 맞는 구성안을 받아 보실 수 있습니다.