쉬는 시간 20분, 커피 한 잔 받기도 벅찬 행사장
강의나 학회, 투자자 설명회처럼 일정이 길게 이어지는 행사에서 담당자가 가장 자주 듣는 말은 "커피는 없나요?"입니다. 가까운 카페에서 사 오자니 인원이 많아 한 번에 들 수 없고, 사 온 컵이 식거나 섞여서 누구 것인지 모르게 되는 일도 잦습니다. 정작 쉬는 시간은 20분 남짓인데 줄이 길어지면 뒷사람은 한 잔도 못 마시고 다음 순서가 시작되기도 합니다.
음료만 준비하면 끝나는 것도 아닙니다. 커피를 마시면 곁들일 것이 필요하고, 그렇다고 식사 수준의 음식을 놓으면 행사 분위기와 맞지 않습니다. 컵·시럽·냅킨·쓰레기 처리까지 하나하나 챙기다 보면 행사 본 업무보다 간식 준비에 시간이 더 들어가는 상황이 생깁니다.
문제를 키우는 흔한 실수
- 테이크아웃 컵 수십 잔을 한꺼번에 주문해 식거나 뚜껑이 새는 경우
- 디스펜서를 한 곳에만 두어 쉬는 시간에 줄이 길어지는 경우
- 다과 없이 음료만 놓아 빈속에 커피를 마시는 참석자가 생기는 경우
- 컵과 쓰레기통 위치를 정하지 않아 상차림 주변이 어수선해지는 경우
- 디카페인·차를 찾는 참석자를 미리 파악하지 못한 경우
해결 과정: 음료와 다과를 한 상차림으로 묶습니다
커피케이터링은 음료 디스펜서와 다과를 하나의 상차림으로 묶어 행사장에 설치하는 방식입니다. 행사 시작 전에 도착해 테이블보를 깔고, 보온 디스펜서와 컵, 스틱류, 한입 크기 다과를 동선에 맞춰 배치합니다. 참석자는 줄 서 있는 동안 컵을 들고 바로 따라 마시면 되고, 담당자는 중간에 채우는 것 외에 신경 쓸 일이 거의 없습니다.
먼저 참석 인원과 쉬는 시간의 길이를 확인합니다. 인원이 50명을 넘으면 디스펜서를 둘 이상으로 나누고, 쉬는 시간이 짧은 자리는 컵을 미리 쌓아 두어 한 번에 빠르게 빠지도록 구성합니다. 그다음 장소 여건을 봅니다. 로비인지 강의실 앞 복도인지, 전기 콘센트와 물 사용이 가능한지에 따라 장비와 상차림 크기가 달라지기 때문입니다.
서울의대 신임교수 컨퍼런스에서는 컨퍼런스가 이어지는 중간 휴식에 맞춰 커피와 과일컵, 한입 다과를 긴 테이블에 나란히 놓았습니다. 과일컵은 뚜껑 있는 낱개 용기에 담아 손에 들고 이동해도 흐르지 않게 했고, 주스 디스펜서를 따로 두어 커피를 마시지 않는 참석자도 줄을 서지 않도록 분산했습니다.
커피케이터링 비용은 어떻게 책정되나요
총액은 인원, 커피 종류, 다과 구성 수준으로 정해집니다. 서울은 기본 배달이 가능하고 경기권은 50만원 이상 주문부터 배달합니다.
| 구성 유형 | 시작 가격 |
|---|---|
| 커피·음료와 다과 구성 | 1인 25,000원부터 |
| 도시락형 커피케이터링 | 총 30만원 이상 |
| 식사를 곁들인 케이터링형 | 총 165만원 이상부터 |
| 경기권 배달 | 50만원 이상 주문부터 |
결과: 담당자는 행사 본 업무에 집중할 수 있었습니다
세팅이 끝난 뒤 담당자가 할 일은 사실상 참석자 안내뿐이었습니다. 컵과 다과가 한곳에 모여 있으니 쉬는 시간에 사람이 몰려도 동선이 꼬이지 않았고, 행사가 끝난 뒤에는 남은 컵과 기물을 한 번에 정리할 수 있었습니다. 음료 담당자를 따로 두지 못하는 소규모 부서 행사에서 특히 효과를 체감하시는 편입니다.
참석자 반응도 달라집니다. 커피 한 잔과 입에 맞는 다과를 서서 먹으며 자연스럽게 대화가 이어져, 쉬는 시간이 발표 사이의 공백이 아니라 교류의 시간으로 쓰입니다. 이대 평생교육원처럼 박스형 다과를 보내 드린 경우에는 개별 포장이라 강의실 안에서도 부담 없이 받아 갈 수 있었습니다.
커피 종류와 다과는 어떻게 고르나요
커피는 아메리카노처럼 무난한 한 가지를 기본으로 하고, 우유 음료를 찾는 분이 많으면 별도 디스펜서를 추가합니다. 다과는 커피와 겹치지 않는 맛으로 고르는 편이 좋아 달지 않은 한입 쿠키나 견과 구성, 신선한 과일컵을 섞습니다. 오전 행사에는 가볍고 담백한 구성을, 오후 행사에는 당이 올라가는 디저트 비중을 조금 높여 시간대에 맞게 조정합니다. 행사 성격이 학술이면 조용히 집어 먹을 수 있는 포장 위주로, 교류가 중요한 자리면 테이블에 펼쳐 놓는 방식으로 제안합니다.
인원이 많은 자리일수록 컵 수량을 넉넉히 잡는 것도 중요합니다. 한 사람이 두 잔을 마시는 경우를 감안해 참석 인원보다 여유 있게 준비하고, 남은 음료와 쓰레기를 어디에 모을지도 미리 정해 둡니다.
“커피는 따뜻할 때 마셔야 의미가 있어서, 도착 시간부터 쉬는 시간에 맞춰 역산해요. 다과가 같이 있으면 커피 한 잔도 훨씬 든든한 휴식이 됩니다.” 나든솔 · 이윤선쿠킹스튜디오
예약 전에 정해 두면 좋은 것
- 참석 인원과 커피를 마시지 않는 인원 비율
- 쉬는 시간이 시작되는 정확한 시각과 길이
- 상차림 장소의 콘센트·물·테이블 유무와 취식 가능 여부
- 디카페인·차·주스 등 대체 음료 필요 여부
- 행사 종료 후 기물 정리를 맡길지 여부
서울 광진구 이윤선쿠킹스튜디오는 대표 나든솔이 메뉴 구성부터 현장 세팅까지 직접 챙기며, 날짜와 인원, 장소를 알려주시면 상담을 거쳐 진행 방식을 제안해 드립니다.
커피케이터링 자주 묻는 질문
다과·커피 구성은 1인 25,000원부터이며, 인원보다 총 주문 금액 기준으로 접수합니다. 도시락형은 총 30만원 이상, 케이터링형은 165만원 이상부터 진행하고, 커피 종류와 다과 구성에 따라 총액이 달라집니다.
보온 디스펜서에 담은 커피를 행사장에서 따라 마시는 방식이 기본입니다. 인원이 많아 줄이 길어질 수 있는 자리는 디스펜서를 두세 곳으로 나눠 배치하고, 컵과 시럽·스틱류를 함께 세팅해 드립니다.
커피 브레이크 시작 30분~1시간 전에 도착해 세팅을 마치는 것이 원칙입니다. 강의실이나 회의실처럼 휴식 시간에 맞춰 열리는 자리라면 정확한 쉬는 시간을 알려주시면 그 시각에 맞춰 역산해 움직입니다.
네, 가능합니다. 카페인을 피하는 참석자 수를 미리 알려주시면 디카페인 커피와 티를 별도 디스펜서로 구분해 놓고, 주스 같은 비카페인 음료도 함께 구성합니다. 인원 비율은 상담 때 정해 드립니다.
공간 규정을 먼저 확인한 뒤 진행합니다. 복도나 로비에 상차림을 만들거나 낱개 포장 다과박스로 바꾸는 방법이 있어, 장소 사진과 규정을 알려주시면 가능한 방식을 제안해 드립니다.
네, 서울·경기 전 지역에 진행합니다. 서울은 기본 배달이 가능하고, 경기권은 50만원 이상 주문부터 배달합니다. 사업장은 서울 광진구이며 일정은 하루 전까지 상담으로 확인하는 것이 안전합니다.
