동문 수백 명이 한자리에 모이는 홈커밍데이 행사라, 오랜 시간 서서 즐길 수 있는 뷔페형 구성이 필요했습니다. 세대가 넓은 만큼 한식과 양식을 고루 섞어 누구나 부담 없이 집을 수 있는 메뉴로 짰습니다.
조리가 끝난 메뉴는 순서대로 뷔페 라인에 올렸고, 세대별로 좋아하는 메뉴가 골고루 눈에 띄도록 배치를 조정했습니다.
행사 당일에는 대학 시설팀과 미리 조율한 동선을 따라 이동했고, 강의실 일정과 겹치지 않도록 반입 시간을 나눠 여러 차례로 옮겼습니다.
뷔페 라인이 완성된 뒤에는 학생 자원봉사자들에게 안내를 간단히 전달해, 손님 응대 과정에서 혼선이 생기지 않도록 했습니다.
메뉴를 확정하기 전에는 동문회 임원진과 두 차례에 걸쳐 통화하며 연령대별 선호 메뉴를 조사했습니다. 이 과정에서 매운 음식보다는 자극적이지 않은 메뉴를 원한다는 의견이 많아, 전체 구성을 한식 중심으로 다시 조정했습니다.
행사가 끝난 뒤 담당자분께서 남은 음식이 거의 없었다는 소식을 전해 주셨습니다. 다음 해 행사도 같은 방식으로 진행하고 싶다는 말씀도 함께 주셔서, 저희 쪽 담당자 메모에도 이번 구성을 다음 상담 참고 자료로 남겨두었습니다.
케이터링 음식 출장은 한 번의 행사로 끝나는 것이 아니라 다음 행사로 이어지는 경우가 많습니다. 이번 동문 행사를 계기로 해당 대학의 다른 단과대학 행사 문의도 이어졌고, 매번 이전 행사의 메뉴 반응을 참고해 조금씩 구성을 다듬어가고 있습니다.
동문 행사처럼 규모가 큰 자리는 준비 과정에서 변수도 많습니다. 예상보다 참석 인원이 늘어날 경우를 대비해 여유분을 10퍼센트 정도 더 준비했고, 다행히 이번 행사에서는 그 여유분까지 알맞게 소진될 만큼 딱 맞는 구성이 되었습니다.
대학교 행사는 학생과 교직원, 졸업 후 수십 년이 지난 동문까지 한자리에 모이는 만큼 나이대별 취향 차이가 가장 크게 나타나는 현장이기도 합니다. 매운맛에 대한 선호부터 나물 반찬을 대하는 태도까지 세대마다 온도차가 있어서, 저희는 상담 단계에서부터 연령 비율을 물어보고 그 비율에 맞춰 메뉴 가짓수를 조정하는 편입니다. 이번 홈커밍데이도 그런 사전 조사 덕분에 큰 이견 없이 전체 코스를 확정할 수 있었습니다.
진행 결과 요약
- 150인 안팎 규모 뷔페 세팅
- 한식·양식 혼합 메뉴 구성
- 행사 시작 2시간 전 현장 도착 후 세팅 완료
- 행사 종료 후 뒷정리까지 마무리
“동문 행사는 세대가 넓어 메뉴 하나하나에 더 신경을 쓰는 편이에요. 다양한 연령대 손님들이 다 맛있게 드셨다는 이야기를 들으면 저희도 뿌듯합니다.” 나든솔 · 이윤선쿠킹스튜디오
