워크샵케이터링

워크샵은 왜 케이터링 동선 관리가 까다로울까요

워크샵이나 학회처럼 여러 세션이 이어지는 행사는 식사 시간이 따로 정해져 있지 않고, 강의와 강의 사이 짧은 브레이크타임에 참석자 전원이 한꺼번에 먹어야 합니다. 세션이 예정보다 길어지면 브레이크 시간이 줄어들고, 그만큼 손에 들고 먹기 편한 구성이 아니면 다음 세션 시작 전에 식사를 마치지 못하는 경우가 생깁니다. 게다가 강의실 안에서는 조리 냄새나 세팅 소음이 방해가 되지 않도록 조심해야 해서, 일반 행사보다 동선과 시간 관리가 훨씬 까다롭습니다.

게다가 워크숍은 일반 사내 행사와 달리 외부 강사나 타 부서 참석자가 섞여 있는 경우가 많아, 정확한 참석 인원을 마지막까지 확정하기 어려운 경우도 흔합니다. 인원이 유동적인 만큼 여유분을 포함해 준비하는 것과, 최종 인원을 언제까지 알려줄 수 있는지를 먼저 정해두는 것이 케이터링 준비의 첫 단계입니다.

숭실대학교 국제학회 심포지움 케이터링으로 확인한 해결 방식

숭실대학교에서 열린 국제학회 심포지움 케이터링을 맡으면서 이 문제를 직접 확인할 수 있었습니다. 세션 사이 브레이크타임이 20분 남짓으로 짧아, 참석자가 자리를 뜨지 않고도 바로 집어 먹을 수 있는 다과·핑거푸드 구성으로 세팅 위치를 강의실 입구 바로 옆에 배치했습니다. 학회·워크숍처럼 세션 사이 짧게 식사하는 행사는 이렇게 동선을 최소화하는 것이 핵심입니다.

해외 연사가 참석하는 국제학회였던 만큼, 특정 재료를 먹지 못하는 참석자나 채식 참석자가 섞여 있을 가능성도 미리 확인했습니다. 일반 구성과 별도로 소수 인원을 위한 대체 메뉴를 함께 준비해두면 현장에서 급하게 대응하는 일 없이 매끄럽게 진행할 수 있습니다.

점심 세션 사이에는 시간이 조금 더 여유가 있어 램렉과 스테이크 슬라이스처럼 격식 있는 식사 구성으로 전환했습니다. 오전 브레이크는 가볍게, 점심은 든든하게 나누어 구성하니 참석자들이 세션 흐름을 놓치지 않고도 충분히 식사할 수 있었습니다.

채소 스틱과 크림치즈 딥처럼 가벼운 카나페는 오후 늦은 시간 브레이크에 배치했습니다. 하루 종일 이어지는 학회 특성상 오후로 갈수록 무거운 음식보다 산뜻한 구성을 선호하는 참석자가 많아, 시간대별로 메뉴 톤을 조금씩 가볍게 바꿔가는 방식이 하루 전체 만족도를 높이는 데 도움이 되었습니다.

결과: 세션 흐름을 끊지 않는 케이터링

행사 주최 측에서는 참석자들이 브레이크타임마다 줄을 서거나 자리를 오래 비우지 않고 세션에 복귀할 수 있었다는 점을 가장 만족스러워했습니다. 짧은 브레이크에는 다과·핑거푸드로, 여유 있는 시간에는 식사 구성으로 나눈 것이 세션 진행 전체의 흐름을 유지하는 데 도움이 되었습니다.

이런 방식은 학회뿐 아니라 기업 워크숍에도 그대로 적용됩니다. 오전 세션 사이 짧은 브레이크에는 커피와 간단한 다과를, 점심 세션 전후에는 식사 케이터링을, 워크숍 마무리 뒤풀이에는 가벼운 다과·안주 구성을 배치하는 식으로 하루 일정 전체를 나눠 계획할 수 있습니다. 1박 2일 워크숍처럼 일정이 긴 경우에는 첫날 저녁 회식까지 포함해 전체 스케줄을 한 번에 상담해 드립니다.

서울 광진구 이윤선쿠킹스튜디오는 대표 나든솔이 세션 시간표까지 직접 확인한 뒤 구성을 짜는 방식으로 운영합니다. 브레이크가 몇 분인지, 몇 번 나뉘어 있는지 알려주시면 그에 맞춰 다과와 식사 비중을 조정해 제안해 드립니다.

세팅 위치와 소음은 어떻게 관리하나요

강의실이나 세미나실은 세팅 소음이 옆 세션에 방해가 되지 않도록 조심해야 하는 공간입니다. 강의가 진행 중인 시간에는 세팅을 미루고, 세션이 끝나기 5~10분 전부터 조용히 준비를 마치는 방식으로 진행합니다. 세팅 위치도 참석자 동선과 겹치지 않도록 복도나 로비 한쪽에 배치해 브레이크타임이 시작되자마자 바로 이용할 수 있게 합니다.

참석자 수가 세션마다 달라지는 경우도 있습니다. 오전에는 전체 참석, 오후에는 분과별로 나뉘어 진행되는 학회라면 분과별 인원을 미리 파악해 다과량을 나눠 배치하는 것이 좋습니다. 정확한 인원 파악이 어렵다면 여유분을 포함해 준비하고, 상담 시 세션별 예상 인원을 함께 알려주세요.

발표자·귀빈석은 따로 준비하나요

기조연설자나 귀빈이 참석하는 학회·워크숍이라면 일반 참석자용 다과와 별도로 발표자 대기실용 간단한 다과를 따로 준비하는 경우가 많습니다. 발표 직전에는 무거운 음식보다 목이 편한 따뜻한 음료 위주로 구성하며, 필요하면 상담 시 별도로 안내해 드립니다.