사내행사케이터링

사내행사 담당자가 가장 먼저 부딪히는 문제

사내행사는 외부 연회장과 달리 평소 일하는 공간을 그대로 쓰는 경우가 많습니다. 회의실과 로비, 카페테리아를 잠시 빌려 행사장으로 바꿔야 하다 보니 음식이 들어올 동선, 전원 위치, 쓰레기 수거까지 담당자가 직접 챙겨야 할 일이 의외로 많습니다. 게다가 행사 당일에도 다른 직원들은 업무를 하고 있어서 소음이 크거나 냄새가 강한 메뉴는 피해야 합니다.

두 번째 문제는 행사 구성이 하나가 아니라는 점입니다. 발표나 시연, 경품 추첨, 단체 사진이 이어지는 날에는 식사 시간이 따로 정해져 있지 않고, 사람들이 오가며 틈틈이 먹게 됩니다. 한꺼번에 모두 자리에 앉는다고 가정하고 메뉴를 잡으면 앞 순서에 음식이 식거나 반대로 마지막 순서에는 접시가 비어 있는 일이 생깁니다.

세 번째는 예산 확정 시점입니다. 사내행사는 참석 인원이 직전까지 바뀌고, 결재 라인도 길어서 견적서를 먼저 받아 두어야 하는 경우가 흔합니다. 이런 조건을 모르고 정형화된 패키지만 안내하는 업체를 만나면 담당자가 매번 같은 설명을 반복하게 됩니다.

문제를 풀어가는 과정: 동선, 순서, 수량 순으로 정리합니다

상담에서는 메뉴보다 먼저 공간 사진과 행사 순서표를 받습니다. 음식이 들어오는 입구에서 세팅 위치까지의 거리, 엘리베이터 사용 가능 시간, 콘센트 위치를 확인하고 나면 뷔페 라인을 한쪽 벽에 길게 세울지, 테이블 두세 곳으로 나눌지가 정리됩니다. 줄이 한곳에 몰리지 않도록 라인을 나누는 것이 사내행사에서는 특히 중요합니다.

그다음 순서표를 기준으로 음식을 두 종류로 나눕니다. 자리에 앉아 먹는 구간에는 한식 메인과 샐러드처럼 포만감 있는 메뉴를, 서서 이야기하거나 발표를 듣는 구간에는 컵 샐러드와 한입 크기 음식처럼 한 손으로 먹을 수 있는 메뉴를 배치합니다. 순서가 바뀌어도 대응할 수 있도록 보온이 필요한 메뉴와 상온 메뉴를 같은 라인 안에서 구분해 둡니다.

마지막으로 수량입니다. 직원 수 그대로 주문하기보다 행사 중 잠시 들르는 타 부서 직원, 외부 손님 몫을 10% 정도 여유로 잡아 두는 편이 안전합니다. 수량은 행사 3~5일 전에 확정하고, 그 뒤 인원이 줄어도 재료는 이미 준비에 들어가므로 변경 가능 범위를 견적 단계에서 함께 안내해 드립니다.

위 사진은 영상·음향 기기를 다루는 회사의 사내 행사에서 세팅한 뷔페 라인입니다. 사무 공간 한쪽 벽을 따라 라인을 길게 잡아 직원들이 양쪽에서 접근할 수 있게 했고, 과일과 한입 크기 요리를 앞쪽에, 따뜻한 메인 요리를 중간에 두어 음식을 고르는 동안 줄이 자연스럽게 흘러가도록 구성했습니다.

이 행사에는 체험 순서를 안내하는 타임테이블 입간판과 경품 추첨 안내판이 함께 세워져 있었습니다. 체험과 추첨이 이어지는 날은 모든 직원이 같은 시각에 식사하지 않기 때문에, 뷔페 라인을 처음부터 끝까지 같은 상태로 유지하는 것이 핵심이었습니다. 한입 요리는 접시가 비면 바로 채울 수 있게 한쪽에 예비 물량을 두었습니다.

결과: 이렇게 정리하면 행사 당일 담당자가 할 일이 줄어듭니다

동선, 순서, 수량을 먼저 정해 두면 당일에는 세팅이 끝난 뒤 담당자가 음식 앞에 서 있을 이유가 없어집니다. 접시 보충과 라인 정리는 현장 스태프가 맡고, 담당자는 사회와 경품 전달 같은 본래 업무에 집중할 수 있습니다. 행사가 끝난 뒤에는 남은 음식 포장과 쓰레기 수거까지 같이 정리하고 철수합니다.

비슷한 규모의 회사 행사라면 아래 표의 구성에서 시작하시길 권합니다. 가격은 시작 금액이며 인원, 메뉴 수준, 배송 거리에 따라 달라집니다.

사내행사 메뉴를 고를 때 놓치기 쉬운 점

첫째는 냄새입니다. 사무 공간은 환기가 어려워 생선구이나 강한 양념 음식이 들어가면 행사 뒤에도 냄새가 오래 남습니다. 그래서 사무실 안에서 진행하는 행사에는 향이 약한 메뉴와 상온에서도 맛이 유지되는 메뉴를 중심으로 구성하고, 향이 강한 메뉴는 로비나 휴게 공간으로 위치를 옮겨 배치합니다.

둘째는 쓰레기입니다. 행사가 끝나면 일회용 접시, 컵, 포장재가 한꺼번에 나오는데 건물 미화 인력이 처리하기 어려운 양이면 담당자가 직접 치워야 합니다. 철수할 때 쓰레기를 함께 수거하고 분리배출이 필요한 품목을 안내해 드리므로, 행사 다음 날 아침 사무실이 어질러져 있는 상황은 피할 수 있습니다.

셋째는 시간 변경입니다. 경영진 일정으로 행사가 30분 늦춰지는 일은 흔합니다. 예정 시각보다 늦어질 수 있다고 미리 말씀해 주시면 따뜻한 메뉴의 조리 시점을 늦추고, 상온 메뉴 위주로 먼저 세팅해 둘 수 있습니다.

사내행사 예산을 줄이면서 만족도를 지키는 방법

예산이 빠듯하다면 모든 시간대에 같은 수준의 음식을 내기보다 사람이 가장 많이 모이는 한 시간에 비용을 집중하는 편이 효율적입니다. 나머지 시간은 커피와 구움과자 정도로 채우고, 메인 구간에는 뷔페 라인을 열어 두는 식입니다. 직원 수가 많을 때는 메뉴 가짓수를 늘리기보다 인기 메뉴의 물량을 넉넉히 잡는 것이 불만을 줄입니다.