연말 인사 담당자가 마주하는 새해 첫 과제
12월 말이 되면 총무·인사 담당자에게는 다음 해 시무식 준비라는 새로운 과제가 떨어집니다. 송년회가 끝나기 무섭게 1월 첫 근무일에 진행할 시무식 장소와 메뉴를 정해야 하고, 연초라 다른 회사들도 같은 시기에 예약이 몰려 마음에 드는 업체를 구하기가 쉽지 않습니다. 신년사와 함께 간단히 다과를 나누는 자리인지, 신입사원 환영까지 겸한 큰 행사인지에 따라 준비 규모도 완전히 달라집니다.
연휴 직후라 업무 복귀 첫날 정신없이 진행되는 경우가 많다 보니, 케이터링 업체와 세세하게 조율할 시간이 부족한 것도 담당자 입장에서는 부담입니다. 행사 시작 시간에 맞춰 세팅이 끝나 있어야 하고, 신년사가 진행되는 동안 다과가 흐트러지지 않게 배치되어야 합니다.
준비 과정: 순서를 먼저 정하고 메뉴를 맞춥니다
가장 먼저 확인하는 것은 행사 순서입니다. 신년사 → 시상 → 다과 시간 → 부서별 인사처럼 순서를 먼저 정리하면, 어느 시점에 어떤 메뉴가 필요한지 명확해집니다. 신년사가 진행되는 동안에는 소음이 나지 않는 다과 위주로 준비하고, 순서가 끝난 뒤에는 편하게 이야기 나누며 먹을 수 있는 식사나 카나페로 전환하는 방식을 많이 씁니다.
LG CNS 신입사원 대상 행사를 준비하며 이런 구성을 실제로 적용한 적이 있습니다. 새해를 맞아 새로운 각오를 다지는 자리라는 점에서 시무식과 결이 비슷해, 여기서는 이 사례를 참고 삼아 시무식케이터링 구성을 설명합니다. 우주를 테마로 한 행사장 분위기에 맞춰 미트볼 파스타와 볶음밥 위주의 뷔페를 중심에 두고, 아스파라거스·베이컨 볶음처럼 가볍게 곁들일 메뉴를 더했습니다.
행사장 예약과 케이터링, 어떻게 맞물려야 하나요
대강당이나 외부 대여 공간에서 시무식을 진행하는 회사라면, 공간 예약과 케이터링 준비를 별도로 진행하다 세팅 시간이 겹치거나 부족해지는 경우가 종종 있습니다. 공간 대여 시작 시간과 케이터링 세팅에 필요한 시간(보통 1~2시간)을 먼저 맞춰두면, 현장 도착 후 허둥대지 않고 여유 있게 준비를 마칠 수 있습니다. 외부 음식 반입 규정이 있는 대관 공간이라면 예약 시 미리 확인해 안내해 드립니다.
사내 강당이나 로비처럼 회사 자체 공간을 쓰는 경우에도 전기 콘센트 위치, 테이블 유무, 엘리베이터 동선은 미리 확인해두는 것이 좋습니다. 특히 층수가 높은 사옥은 엘리베이터 이용이 제한되는 시간대가 있을 수 있어, 세팅 시작 시간을 조금 더 여유 있게 잡는 것을 권합니다.
시무식케이터링 정보 요약
| 구성 | 시작 가격 |
|---|---|
| 다과·커피 구성 | 25,000원부터 |
| 식사 케이터링 | 40,000원부터 |
| 뷔페형 케이터링 총액 | 165만원 이상부터 |
| 커피브레이크 단독 | 100만원 이상부터 |
- 연초는 예약이 몰리니 최소 1주일 전 문의 권장
- 행사 순서(신년사·시상·다과·인사)를 먼저 정리하면 구성이 명확해짐
- 신입사원 환영 행사와 겹치면 순서에 맞춰 다과·식사 시간을 분리
- 인원은 3~4일 전 최종 확정 권장
- 서울 기본 배달, 경기권은 50만원 이상 주문부터 배달
예산은 언제 확정하는 것이 좋을까요
연초 행사는 새해 예산이 아직 확정되지 않은 상태에서 준비해야 하는 경우가 많습니다. 정확한 총액을 미리 알기 어렵다면, 예상 인원과 원하는 구성 수준(다과형·식사형·뷔페형)만 알려주셔도 대략적인 견적을 먼저 안내해 드릴 수 있습니다. 예산이 확정되면 그 범위 안에서 구성을 다시 조정해 최종 견적을 정리해 드리는 방식으로 진행하면, 예산 승인 절차와 케이터링 준비를 동시에 진행할 수 있어 시간을 아낄 수 있습니다.
부서별로 참석 여부가 다른 회사는 총무팀에서 전체 인원을 취합하는 데 시간이 걸리기도 합니다. 이런 경우 예상 범위(예: 80~100명)로 먼저 예약을 잡아두고, 확정 인원이 나오는 대로 수량을 조정하는 방식으로 진행합니다. 완전히 확정되지 않았다고 예약 자체를 미루기보다는, 범위로라도 먼저 일정을 잡아두시길 권합니다.
새해 첫 행사, 무엇을 더 챙겨야 할까요
연휴 직후 첫 출근일이라 세팅 시간이 평소보다 촉박할 수 있습니다. 행사장 출입이 가능한 시간과 세팅에 필요한 시간을 미리 확인해두면, 이른 아침이라도 신년사 시작 전에 여유 있게 준비를 마칠 수 있습니다. 서울 광진구 이윤선쿠킹스튜디오는 대표 나든솔이 연초 일정까지 직접 챙기는 방식으로 운영하기 때문에, 예약이 몰리는 시기에도 담당자와의 소통이 끊기지 않고 이어집니다.
매년 반복되는 행사인 만큼, 지난해 구성과 인원, 선호했던 메뉴를 기록해두면 다음 해 준비가 훨씬 수월해집니다. 작년에 이용하셨던 회사라면 지난 구성을 참고해 빠르게 견적을 안내해 드릴 수 있으니, 재주문이라면 미리 말씀해 주세요. 담당자가 바뀌었더라도 예전 기록이 남아있어 인수인계 부담 없이 이어서 진행할 수 있습니다.
“시무식은 순서가 명확한 행사라 오히려 준비하기 수월한 편이에요. 신년사 전후로 언제 뭐가 필요한지만 정리되면 새해 첫날도 문제없이 맞춰드립니다.” 나든솔 · 이윤선쿠킹스튜디오
시무식케이터링 자주 묻는 질문
연초에는 예약이 몰리는 편이라 최소 1주일 전에는 문의해 주시는 것을 권합니다. 1월 초 날짜는 특히 빨리 차니 일정이 정해지면 바로 연락 주세요.
네, 가능합니다. 시무식과 신입사원 환영 행사가 같은 날 이어지는 경우가 많아, 순서에 맞춰 다과와 식사 시간을 나눠 구성해 드립니다. 두 행사를 한 번에 준비하면 세팅도 한 번에 마칠 수 있어 효율적입니다.
가능하면 3~4일 전에는 최종 인원을 확정해 주시는 것이 좋습니다. 연초는 예약이 몰려 당일 인원 변동에 대응하기 어려운 경우가 있어, 예상 범위로라도 먼저 일정을 잡아두시길 권합니다.
다과·커피 구성은 25,000원부터, 식사 케이터링은 40,000원부터, 뷔페형 총액은 165만원 이상부터 진행합니다. 참석 인원과 구성 수준에 따라 총액이 정해집니다.
네, 가능합니다. 예상 인원과 원하는 구성 수준만 알려주시면 대략적인 견적을 먼저 안내해 드리고, 예산이 확정되면 그 범위 안에서 최종 견적을 다시 정리해 드립니다. 예산 승인 절차와 준비를 동시에 진행할 수 있습니다.
